Un interviu realizat cu Mirela Costiuc, HR Operations Manager – Zentiva România în calitate de utilizator direct al aplicației Worktelligent și cu Andrei Teodorescu – Owner & CTO, B-APPS, în calitate de dezvoltator al produsului.
1. Ce funcționalități trebuie să aibă un software dedicat managementului resurselor umane dintr-o companie de producție?
Andrei Teodorescu, B-APPS:
Funcționalități sunt gândite și dezvoltate ori prin decizia furnizorului unei soluții software, ori prin abordarea și încorporarea cerințelor sau proceselor standard întâlnite într-un segment majoritar din piața de business vizată: managementul dosarului de personal, recrutare și on-boarding, managementul performanței, managementului și al timpului, salarizarea, Self-Service și acordarea de informații, Help-Desk, evaluarea și evaluarea.
În prezent, în noua paradigmă globală, asistăm la o dinamică accentuată a strategiilor de business și astfel, nu de puține ori, constatăm implementări de soluții sau aplicații multiple ce merită aceleași funcțiuni. De asemenea externalizarea completă sau parțială a anumitor procese este nouă normalitate. Astfel soluțiile „One-Size-Fits-All” sunt din ce în ce mai dificil de identificat și de implementat în raport cu complexitatea business-ului.
Andrei Teodorescu – Owner & CTO, B-APPS
Mirela Costiuc, HR Operations Manager – Zentiva România
2. Care este poziția cheie dintr-o companie de producție care identifică, de obicei, nevoia acută a implementării unei soluții de HR?
Mirela Costiuc, Zentiva:
Din punct de vedere al restricțiilor legislative, valoarea unei aplicații utilizate corect de departamentul de HR este dată de capacitatea de a aplica legea echitabil și corectă pentru toți angajații. Astfel că, HR Managerul este persoana potrivită ce trebuie să se asigure de implementarea nivelului de companie a unei soluții complete care să asigure în mod echitabil aceleași drepturi pentru toți angajații companii fără existența vreunei discriminări.
3. Care sunt cele mai frecvente probleme întâlnite la nivelul departamentelor de HR din fabrici și cum pot fi rezolvate de o aplicație dedicată?
Andrei Teodorescu, B-APPS:
Cele mai mari provocări sunt generate din faptul că, în calculații sunt majoritatea cazurilor, angajații din procesele de fabricație (și alte domenii conexe parcuri logistice, etc) nu au acces la o angajare din birouri, sau cel mult pot accesa la infochioșc și nici nu au instruit necesar pentru a accesa soluțiile implementate.
Astfel, o aplicație dedicată departamentului de HR trebuie să conțină toate capabilitățile cerute de legislație, dar și în același timp să fie accesibilă și ușor de înțeles de către orice angajat.
Mirela Costiuc, Zentiva:
În contextul actual, post-pandemic, doar un sistem complet și adaptabil care este proiectat conform nevoilor companiilor are capacitatea de a facilita o tranziție necesară, corectă și lipsită de riscuri spre noua normalitate în care să demonstreze că digitalul a devenit realitate. O astfel de soluție facilitează tranziția de la modul de lucru clasic la modul de lucru hibrid, aici incluzând și telemuncă indiferent de momentul zilei sau al săptămânii.
O altă problemă de actualitate se remarcă prin utilizarea ineficientă a resurselor până la duplicarea timpilor de lucru. În lipsa unui sistem integrat digitalizat, activitățile recurente sunt realizate pe suport de hârtie ce generează volum mare de lucru, erori și mai multe resurse alocate.
4. Ce obiectiv au fost stabilitate înainte de implementarea aplicației Workinteligent in cadrul grupului de companii Zentiva Romania?
Mirela Costiuc, Zentiva:
Un sistem integrat de evidență al muncii de tipul aplicației Workinteligent poate asigura o monitorizare în timp real a planificării indicilor de performanță la zi, putând astfel susține planificările de buget.
Totodată, pe lângă eliminarea activităților manuale lunare ce pot fi generatoare de diferite tipuri de erori, o astfel de aplicație aduce și un grad de conștientizare în rândul angajaților, aceștia putând înțelege mai bine impactul și importanța muncii asupra companiilor de producție. Astfel angajații vor putea beneficia de o privire de ansamblu asupra modalității și detaliilor cu privire la sistemul de remunerație.
5. Cum ați descris provocatoare departamentului de HR privind implementarea unei astfel de soluții complete automatizate?
Mirela Costiuc, Zentiva:
Chiar și în contextul identificării unei soluții potrivite, partea de comunicare către angajați în vederea construirii de încredere în folosirea cauzei o provocare. Dacă nu se prezintă beneficiile unui angajat, implementarea unui astfel de sistem devine un eșec. Departamentul de HR și managerii implicați în implementarea soluției trebuie să dea dovadă de suficient curaj și rezistență pentru a face față tranziției și schimbării.
O altă provocare mai este dată și de determinarea managerilor să facă tranziția de la evidență la planificare. Sistemul arată în timp real dinamica echipelor și astfel managerul are o privire de ansamblu net superioară cu privire la activitatea angajaților.
6. Care sunt beneficiar aduse departamentului dar și angajaților o dată cu implementarea aplicației Workinteligent?
Mirela Costiuc, Zentiva:
Deși inițial implementarea unui astfel de sistem poate genera rezistență la schimbarea părții angajaților, ulterior într-un termen scurt spre mediu, angajații precum și managerii percep beneficii aduse de astfel de aplicare din punct de vedere al simplificării și eficientizării timpului.
Utilizandu-se funcția de acces prin care angajații capătă controlul asupra muncii lor, sau o dată cu monitorizarea, controlul și recuperarea orelor suplimentare în acord cu norma de lucru și legislația, are loc un transfer de proprietate dinspre departamentul de HR către angajați.
7. Ce impact a avut implementarea aplicației Workinteligent în activitatea dumneavoastră?
Mirela Costiuc, Zentiva:
Asigurarea unei mai bune planificări, atât a proceselor de HR cât și din punctul de vedere al capacităților de producție. O mai bună privire de ansamblu în monitorizarea orelor suplimentare și impactul acestora în bugetul departamentelor de producție.
Revenind la activitate și provocările post pandemie, se promovează și încurajează implementarea conceptului de „Clean Desk” în departamentele de suport.
Prin implementarea soluției Workinteligent, câștigurile au căpătat dimensiuni multiple prin realizări concrete și în sfera sustenabilității. Astfel, prin renunțarea completă a procesului pe hârtie a cererilor de muncă suplimentare, a recuperărilor sau chiar și a cererilor de verificare de acte din dosarul de personal, nu am o companie care acționează sustenabil și într-o manieră integrată. Impact considerabil în reducerea consumabilelor, reducerea uzurii multifuncționale și implicarea în campanii Think-Green.
8. Aceste tipuri de raportează personalizează la solicitarea clienților B-APPS de la soluția Workinteligent?
Andrei Teodorescu, B-APPS:
Rapoarteleție într-o componentă cheie-o implementare de aplicare, mai ales dacă soluția oferită acoperă sau arie vastă de proces de business. Faptul că aplicația Workinteligent asigură momentan doar o parte din procesele întregului HR, cu siguranță este necesară integrarea unor date și alte sisteme.
Așadar, nu am decis să ofere orice fel de raport personalizat pe care clientul și-l dorește, în afara celor standard utilizate: raport pontaj la nivel de companie, raport complet pentru salarizare, rapoarte balanțe pentru ore suplimentare/weekend și recuperări acestora, raport KPI pentru modulul Help-Desk, etc..
9. descrie o situație unde implementarea aplicației Workinteligent un fost clar un avantaj ca rezolvarea unei situații întâlnite în activitatea zilnică?
Mirela Costiuc, Zentiva:
Odată cu impredictibilitatea mediului de afaceri determinată de recente evenimente pe plan global, o provocare macro a strategiei de business a fost revizuirea rapidă a proiecțiilor bugetare ale nivelului companiilor. Prin acest sistem integrat de planificare pentru a facilita transpunerea rapidă a proiecțiilor în mediu real fără a pune în pauză activitățile sau strategiile de business.
10. În ce industrii găsiți aplicația Workinteligent, bunătate?
Mirela Costiuc, Zentiva:
Aplicația generează cele mai multe beneficii în industrii, mai precis acolo unde activitatea se realizează în schimburi, departamentul cu activitatea variabilă în funcție de planificarea directă, ori în activități sezoniere, unde lucrul nu se poate planifica în ture egale: industrie, distribuție, logistică.
Mai mult, readucând în discuție contextul actual de muncă hibridă (acasă, telemuncă, birou) cu variații de muncă pe timp de zi sau de noapte, concedii medicale sau diverse tipuri de recuperări, în cazul unor schimbări inopinate, planificare actualizată și gestionată integral digital previne total situații complicate/ restante și imposibil de gestionat sau cu implicații de costuri multiple.
11. În cazul în care vorbim despre o companie de producție ce nu a beneficiat niciodată de o soluție software HR, cum poate da seama de nevoia existentă a digitalizării?
Mirela Costiuc, Zentiva:
Având ca punct de plecare perspectivă dintre activitățile dinamice a companiilor de producție și costurile aferente acestora, o soluție care să se muleze pe diferite tipuri de nevoi ale clienților (personal și funcțiunile suport) este absolut necesar. Astfel, un sistem adaptabil acestor dinamici care să fie capabil să poată susține un program clasic de lucru cât și un pattern complex al unui program de lucru este soluția cea mai potrivită.
În recentul context pandemic cea mai mare provocare a departamentului HR a fost găsită acele soluții digitale complete și adaptabile într-un termen scurt pentru a evita perturbarea afacerilor. Companiile de producție au fost printre singurele companii unde angajații au fost prezenți fizic. Astfel, interacțiunea dintre angajații diferitelor departamente fiind restricționate sau limitate, activitatea și colaborarea acestora sa dovedit sau reală provocare. Așadar, pandemia a fost un factor declanșator în luarea deciziei de trecere a unui sistem clasic de digitalizare a activității din companie.
12. Cum a fost colaborarea cu B-APPS?
Mirela Costiuc, Zentiva:
Apreciază colaborarea cu B-APPS pentru faptul că de fiecare dată a existat deschidere în situația adaptării sistemului conform cerințelor noastre de business, atât ca upgrade-uri cât și a particularităților pentru fiecare tip de activitate recurentă sau pentru fiecare tip de client, grupul Zentiva din România incluzând două unități de producție și entități comerciale aferente.
Un alt plus este faptul că aplicația a fost dezvoltată și în limba română, ceea ce o face utilizabilă și accesibilă pentru toate categoriile de angajați. Fiind realizată traducerea completă din limba engleză atât a elementelor tehnice și a proceselor specifice departamentului de HR, cât și a soluțiilor de business din sistemul integrat oferit, sa putut renunța la serviciile unui consultat de implementare ducând astfel la o reducere de costuri și de timp.
Descoperă funcționalități complete ale aplicației Lucruinteligent învățare automată cu, aici.
